Excel dispone de un comando específico para calcular subtotales dentro de una lista, según un determinado criterio. Por ejemplo, si en la lista de ventas tenemos una columna Mes, primero ordenamos la lista según esta columna. Luego obtenemos los subtotales:
1. Con el cursor en cualquier celda de la lista, tomamos las opciones [Datos/Subtotales]. Aparece un cuadro donde indicamos el criterio de subtotalización.
2. Dentro de [Para cada cambio en:] indicamos la columna de mes.
3. Dentro de [Usar función:] indicamos [Suma].
4. Dentro de [Agregar subtotal a:] indicamos la columna de los importes.
5. Hacemos un clic en [Aceptar].
2. Dentro de [Para cada cambio en:] indicamos la columna de mes.
3. Dentro de [Usar función:] indicamos [Suma].
4. Dentro de [Agregar subtotal a:] indicamos la columna de los importes.
5. Hacemos un clic en [Aceptar].
Esto inserta filas de subtotales para cada grupo mensual más una fila para el total general.
El problema es que la lista indicada en la pregunta no incluye el mes, sino la fecha. En este caso, podemos resolver el problema de dos maneras, según nos interese conservar o no esa fecha en su formato original.
Si necesitamos conservar la fecha, podemos crear la columna Mes con la función MES, justamente. Esta columna auxiliar se puede angostar hasta hacerse casi invisible, ya que solo servirá para los subtotales.
Si no nos interesa conservar las fechas como tales, podemos transformarlas en meses con un formato personalizado:
1. Seleccionamos la lista de fechas.
2. Tomamos las opciones [Formato/Celdas] y seleccionamos la ficha [Número].
3. Dentro de [Categorías], seleccionamos [Personalizada].
4. Dentro de [Tipo] escribimos mmmm (cuatro emes).
5. Hacemos un clic en [Aceptar].
2. Tomamos las opciones [Formato/Celdas] y seleccionamos la ficha [Número].
3. Dentro de [Categorías], seleccionamos [Personalizada].
4. Dentro de [Tipo] escribimos mmmm (cuatro emes).
5. Hacemos un clic en [Aceptar].
Con este formato, cada fecha mostrará solo el nombre de su mes respectivo. Entonces podemos usar la columna de fecha como variable para los subtotales, como se explicó al principio.
Con la función MES podemos crear una columna auxiliar para usarla en el comando [Subtotales]. Esta columna se puede angostar hasta que sea casi invisible.
Con estas opciones insertamos filas de subtotales (más otra para el total general) cada vez que cambia el mes.
Con este formato personalizado hacemos que la fecha se muestre con el nombre del mes. Luego podemos usar la fecha para obtener los subtotales mensuales.
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