Consejos para cumplir los plazos de los proyectos de TI

Como ocurre con todos los proyectos, la planificación cuidadosa y visión total son requisitos para el éxito, pero cuando se manejan proyectos de TI específicamente, hay que equilibrar la implementación de las mejoras tecnológicas para que no afecte las operaciones cotidianas del negocio. Sin duda, es por esto que muchos proyectos pueden fracasar por causa de las operaciones cotidianas, ya que la rutina puede estar llena de sorpresas.

Ya sea que esté instalando software o hardware, actualizando el sitio web de la empresa, la intranet o las redes de telecomunicación, el desarrollo del proyecto debe tomar en cuenta varios factores además del tiempo y la mano de obra requeridos, como los innumerables problemas que pueden surgir: un empleado enfermo, una falla de seguridad, y hasta cambios inesperados en las necesidades del negocio. Es aquí que una gestión adecuada es de gran utilidad.

Los proyectos bien gestionados deben ser operaciones temporales con un comienzo y fin bien definidos, con un objetivo claro en su desarrollo que demuestre agregar un valor irrefutable para su empresa o sus clientes. Y si su gestión es adecuada, realmente no habría motivos para que el proyecto de TI no sea un modelo de perfección. Cuando se observan las causas comunes para los retrasos en los proyectos, es más fácil evitarlos. Aquí le presentamos lo que nos muestra la experiencia.

Sea realista al planificar
Tal vez el peor punto de partida para un proyecto sea basarlo en plazos demasiado optimistas y/o con menos personal que lo necesario. En primer lugar, identifique con el máximo de detalles las necesidades reales de su proyecto de TI, asigne las tareas según la habilidad de cada persona y programe plazos factibles. El resultado final del proyecto no debe ser un enigma. Debe ser capaz de preverlo claramente desde el primer día.

No intente abarcar todo
Otra situación común que puede surgir es aceptar tareas extra que aparecen por el camino. No tiene nada de malo demostrar ambición, pero si permite este tipo de alteración, en el mejor de los casos fracasará, y en el peor de los casos quedará atrapado en una situación en que el proyecto crece desmedidamente, excede el presupuesto y arruina su reputación.

Sea claro
En un gran proyecto, con la presión de mantenerse dentro del presupuesto y la fecha límite, la claridad es con frecuencia la primera "víctima". No permita que esto suceda en sus líneas de comunicación. Los malentendidos hacen perder tiempo, por eso vale la pena explicar detalladamente las tareas y el papel de cada uno desde el principio, para evitar la duplicación de trabajo. Prepárese para repetir y actualizar la información según sea necesario durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Negocios arriesgados
Los cambios de tecnología pueden ser arriesgados, esto es un hecho que debe aceptar. No lo ignore. Observe la manera en que se manipulan los datos. Los datos que no tienen copias de respaldo pueden perderse, y lo mismo pasa con los proyectos de TI. Por lo tanto, es imprescindible tener un plan de contingencia para el proyecto, para protegerlo de posibles errores humanos o tecnológicos que podrían afectar los plazos. Asegúrese de tener una buena copia de este plan, y para el caso de que ocurran errores, tome notas sobre ellos también. Esto será útil en el futuro para evitar que se repitan, y también puede ayudar a mejorar la administración del tiempo.

Saludos
Guillermo Andrés Arduino
Microsoft Active Professional 2009-2010-2011